Moet je nou een offerte of factuur sturen?
Wanneer je een eigen bedrijf start, zijn offertes en facturen twee essentiële documenten waarmee je ongetwijfeld te maken krijgt.
Het begrijpen van het verschil tussen deze twee en wanneer en hoe ze te gebruiken kan cruciaal zijn voor het succes van je onderneming.
Offertes: Wat, Wanneer en Hoe?
Wat is een Offerte?
Een offerte is een formeel document dat je als ondernemer naar een potentiële klant stuurt. Het geeft een overzicht van de goederen of diensten die je aanbiedt en wat de kosten daarvoor zijn.
Wanneer gebruik je een Offerte?
Een offerte gebruik je wanneer een klant geïnteresseerd is in je diensten of producten, maar nog niet klaar is om de aankoop te doen. Met een offerte geef je hen een gedetailleerd overzicht van wat ze kunnen verwachten.
Hoe ziet een Offerte eruit?
Een offerte moet de volgende informatie bevatten:
- Jouw contactgegevens en die van de klant
- Een uniek offertenummer
- De datum waarop de offerte is uitgegeven
- Een gedetailleerde lijst van de producten of diensten die je aanbiedt, met beschrijving, hoeveelheid en prijs
- De totale kosten, inclusief BTW
- De geldigheidstermijn van de offerte
Voorbeeld van een Offerte
Jouw Bedrijfsnaam
Jouw Straatnaam 123
1234 AB Jouw Stad
Jouw Land
Klantnaam
Klant Straatnaam 456
5678 CD Klant Stad
Klant Land
Offertenummer: 2023-001
Datum: 02-11-2023
Beste [Klantnaam],
Hierbij sturen wij u, zoals besproken, onze offerte voor de producten/diensten die u bij ons wilt afnemen.
Offerte
| Omschrijving | Hoeveelheid | Prijs per stuk | Totaal |
|---|---|---|---|
| Product/dienst 1 | X | € XX,XX | € XX,XX |
| Product/dienst 2 | Y | € YY,YY | € YY,YY |
| Totaal excl. BTW | € ZZ,ZZ | ||
| BTW (21%) | € AA,AA | ||
| Totaal incl. BTW | € BB,BB |
Algemene voorwaarden
- Deze offerte is geldig tot 30 dagen na bovengenoemde datum.
- De algemene voorwaarden van [Jouw Bedrijfsnaam] zijn van toepassing.
Wij hopen dat deze offerte naar wens is en zien uw reactie graag tegemoet. Mocht u nog vragen of opmerkingen hebben, dan horen wij dat graag.
Met vriendelijke groet,
[Jouw Naam]
[Jouw Functie]
[Jouw Bedrijfsnaam]
Facturen: Wat, Wanneer en Hoe?
Wat is een Factuur?
Een factuur is een document dat je als ondernemer naar een klant stuurt nadat de goederen of diensten zijn geleverd. Het geeft aan wat de klant moet betalen voor hetgeen geleverd is.
Wanneer gebruik je een Factuur?
Je stuurt een factuur na het leveren van goederen of diensten aan een klant. Dit document dient als verzoek om betaling.
Hoe ziet een Factuur eruit?
Een factuur bevat minimaal de volgende informatie:
- Jouw contactgegevens en die van de klant
- Een uniek factuurnummer
- De factuurdatum
- De leverdatum of periode
- Een gedetailleerde lijst van de geleverde producten of diensten, met beschrijving, hoeveelheid en prijs
- De betalingstermijn
- Het totaalbedrag, inclusief BTW
Voorbeeld van een Factuur
Jouw Bedrijfsnaam
Jouw Straatnaam 123
1234 AB Jouw Stad
Jouw Land
Klantnaam
Klant Straatnaam 456
5678 CD Klant Stad
Klant Land
Factuurnummer: 2023-001
Factuurdatum: 02-11-2023
Leverdatum: 01-11-2023
Beste [Klantnaam],
Hierbij sturen wij u de factuur voor de producten/diensten die wij aan u hebben geleverd.
Factuur
| Omschrijving | Hoeveelheid | Prijs per stuk | Totaal |
|---|---|---|---|
| Geleverd product/dienst 1 | X | € XX,XX | € XX,XX |
| Geleverd product/dienst 2 | Y | € YY,YY | € YY,YY |
| Totaal excl. BTW | € ZZ,ZZ | ||
| BTW (21%) | € AA,AA | ||
| Totaal incl. BTW | € BB,BB |
Betalingsinformatie
- Betalingstermijn: 30 dagen na factuurdatum.
- Gelieve het totaalbedrag over te maken naar bankrekeningnummer: NL12ABCD1234567890 t.n.v. [Jouw Bedrijfsnaam] onder vermelding van het factuurnummer.
Wij danken u voor uw vertrouwen en mocht u nog vragen hebben over deze factuur, dan kunt u altijd contact met ons opnemen.
Met vriendelijke groet,
[Jouw Naam]
[Jouw Functie]
[Jouw Bedrijfsnaam]
Het verschil tussen offerte en factuur in een overzichtelijke tabel voor startende ondernemers
Het voornaamste verschil tussen een offerte en een factuur ligt in het doel van deze documenten en wanneer ze worden gebruikt.
Dit overzicht helpt u om het verschil tussen een offerte en een factuur beter te begrijpen en te weten hoe en wanneer u elk document moet gebruiken in uw bedrijf.
| Aspect | Offerte | Factuur |
|---|---|---|
| Doel | Informatie verstrekken over de voorgestelde levering en kosten. | Verzoek om betaling voor geleverde goederen of diensten. |
| Tijdstip van verzending | Vóór het leveren van goederen of diensten. | Na het leveren van goederen of diensten. |
| Inhoud | Gedetailleerde beschrijving van de producten of diensten, de kosten, en de geldigheidstermijn van de offerte. | Gedetailleerde beschrijving van de geleverde producten of diensten, de kosten, de factuurdatum, de leverdatum of periode, en de betalingstermijn. |
| Wettelijke verplichting | Niet wettelijk verplicht, maar nuttig voor het informeren van klanten over prijzen en voorwaarden. | Wettelijk verplicht bij verkoop aan andere bedrijven en consumenten. |
Mag uw factuur afwijken van uw offerte?
Ja, een factuur kan afwijken van een offerte. Dit kan om verschillende redenen gebeuren:
- Wijzigingen in de opdracht:
Als de klant vraagt om extra werk of producten die niet in de oorspronkelijke offerte stonden, zal dit worden weerspiegeld in de factuur. - Fouten in de offerte:
Als er fouten waren in de offerte (bijvoorbeeld een verkeerde prijs of aantal), kan dit gecorrigeerd worden in de factuur. - Onvoorziene kosten:
Soms kunnen er tijdens het uitvoeren van een opdracht onvoorziene kosten ontstaan. Afhankelijk van de afspraken die je met de klant hebt gemaakt, kunnen deze kosten ook in rekening worden gebracht.
Het is belangrijk om transparant en communicatief te zijn over eventuele afwijkingen. Als je merkt dat de factuur waarschijnlijk zal afwijken van de offerte, is het goed om dit zo snel mogelijk te bespreken met de klant. Dit helpt om verrassingen en mogelijke geschillen te voorkomen.
Veelgestelde Vragen over Facturatie en Offertes in België
Hoe lang moet ik mijn facturen bewaren?
In België moet je facturen minstens 7 jaar bewaren.
Wat moet ik doen als mijn klant de factuur niet betaalt?
Als een klant niet betaalt, kan je eerst zelf een aanmaning sturen. Als dat niet werkt, kan je eventueel een incassobureau inschakelen of naar de rechtbank stappen.
Kan ik een korting aanbieden op mijn factuur?
Ja, u kunt een korting aanbieden op uw factuur. Dit moet echter duidelijk worden vermeld op de factuur zelf.
Wat als mijn offerte wordt afgewezen?
Als uw offerte wordt afgewezen, kunt u proberen te onderhandelen of een nieuwe offerte maken.
Het is belangrijk om feedback te vragen zodat u uw toekomstige offertes kunt verbeteren.
Wanneer wordt een offerte bindend?
Een offerte wordt bindend zodra de klant deze accepteert, hetzij mondeling, hetzij schriftelijk.
Wat is een proforma factuur?
Een proforma factuur is een soort offerte die eruitziet als een factuur. Het is geen officiële vraag om betaling, maar geeft de klant een idee van wat de kosten zullen zijn.
Kan ik elektronisch factureren?
Ja, elektronisch factureren is toegestaan en wordt steeds populairder vanwege de efficiëntie en het gemak.
Moet ik een voorschotfactuur uitreiken?
Het uitreiken van een voorschotfactuur is niet verplicht, maar kan nuttig zijn als u vooraf betaling wilt voor uw goederen of diensten.
Wat is een creditfactuur?
Een creditfactuur is een factuur die u uitreikt om een eerdere factuur te annuleren of te corrigeren.
Kort samenvatting : Offerte vs Factuur
Een offerte wordt gebruikt vóór de transactie om informatie te verstrekken, terwijl een factuur wordt gebruikt na de transactie om betaling te verzoeken.
Het correct gebruiken van offertes en facturen is een belangrijk onderdeel van je bedrijfsvoering.
Zorg ervoor dat beide documenten altijd volledig en correct zijn, om misverstanden of betalingsproblemen te voorkomen.
